Como realizar reuniões mais produtivas?

"Com tempo e organização, consegue-se fazer tudo e bem feito." Pitágoras

Reuniões produtivas? Pois é, confesso que já vi profissionais realizando uma reunião para marcar outra!

Qualquer um de nós, ao sermos convidados ou convocados para uma reunião, pressupõe que por meio dela atingiremos um determinado objetivo. Claro que muitos líderes utilizam as reuniões para compartilhar informações, alinhar as expectativas para um determinado trabalho, além de tomar decisões relevantes. Mas há um número signficativo de profissionais que criticam as reuniões, vendo-as como uma forma improdutiva de tomar decisões, de repassar informações, além de tremenda perda de tempo. Já existem empresas que realizam reuniões com todos os colaboradores em pé, visando manter o foco no tema e ganhar tempo.

Quero deixar algumas dicas importantes para tornar suas reuniões mais produtivas. Para isso, responda a essas breves perguntas:

• A reunião é realmente necessária? Existem alternativas?

• Os envolvidos foram previamente comunicados?

• Qual é o objetivo/propósito da reunião? Todos os envolvidos estão cientes disso?

• O que faremos na reunião para atingirmos nosso objetivo/propósito?

• A agenda é clara e está devidamente organizada? Ela foi compartilhada com todos os participantes?

• Qual será a duração? Quanto tempo teremos para cada tema?

• Quais equipamentos e materiais necessitaremos?

Refletir sobre essas questões fará com que você, em um curto prazo, consiga melhores resultados em suas reuniões e evitará que esse período se torne um "mar de lamentações" ou mais um encontro sem propósito. Lembre-se de que o seu tempo e o tempo das pessoas é muito valioso!

Pensando nisso, experimente utilizar um countdown em sua reunião, ou seja, um cronômetro regressivo. Fazendo isso, as pessoas terão a exata dimensão do tempo utilizado e de quanto tempo falta para terminar a reunião. Isso ajuda a manter a concentração e o foco, tornando sua reunião mais produtiva.

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